Senin, 16 April 2012

Ilmu Administrasi

BAB I 
Pengantar Ilmu Administrasi 
A. Pengertian Administrasi Administrasi berasal dari bahasa latin: Ad yang berarti intensif dan ministrate berarti melayani, membantu, memenuhi. Jadi administrasi adalah melayani dan membantu secara intensif (Sukarna, 1990). Pengertian administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu: 1. Administrasi berasal dari Bahasa Belanda, “Administrastie” yang merupakan pengertian administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (cata-mencata, mengetik menggandakan dan sebagainya). Kegiatan ini dalam Bahasa Inggris disebut “Clerical Work” 2. Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris “Administration” yaitu proses kerjasama antar dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Pengertian atau defenisi administrasi juga telah dikemukakan para ahli diantaranya:
1. The liang Gie mengemukakan bahwa Administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiaop usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu
2. Sutarto mengemukakan bahwa admministrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
3. Luther Gullick mengemukakan bahwa administrasi adalahh sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan untuk menaoai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
4. John M. Pfiffner mengemukakan bahwa administrasi adalah pengerorganisasian dan pengarahan sumber-sumber yang berupa manusia/tenaga kerja dan materian untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan
5. William H. Newman menyebutkan bahwa administrasi adalah pemberian pedoman, kepemimpinan dan pengendalian kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.
B. Unsur-Unsur Administrasi Menurut The liang Gie unsur-unsur administrasi meliputi:
1. Organisasi, merupakan rangka, struktur atau wadah dimana usaha kerjasama dilakukan. James D. Moooney meyebutkan sebagai bentuk dari perserikatan manusia untuk suatu tujuan bersama
2. Managemen merupakan suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam Administrasi sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai
3. Kepegawaian, merupakan segi yag berkaitan dengan sumber tenaga manusia yang harus ada pada setiap usaha kerjasama
4. Keuangan, merupakan segi pembiayaan dalam setiap administrasi. Dari sinilah muncul administrasi keuangan, yang mencakup antara lain Penganggaran, pembukuan, pemeriksaaan dan sebagainya
5. Perlengkapan, berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan kebendaaan dan kerumatanggaan yang selalu ada dalam setiap usaha kerjasama. Dari aspek ini berkembang administrasi perlengkapan yang mencakup pembelian, klarifikasi dan standarisasi alat-alat dan sebagainya.
6. Pekerjaan Kantor, yang berkaitan dengan pengumpulan, pengiriman, mengelola, menyimpan informasi yang kemudian dikenal dengan Administrasi Perkantoran (Office Administration atau office Management)
7. Tata Hubungan/Komunikasi, merupakan urat nadi yang memungkinkan orang dalam usaha kerjasama untuk mengetahui apa yang terjadi dan diinginkan oleh masing-masing. Tanpa tata hubungan dan komunikasi yang baik tidak akan mungkin dapat terjadi kerjasama yang baik. Pengetahuan tentang tata hubungan dan komunikasi diantaranya adalah tehnik pelaporan, metode rapat dan lain sebagainya.
8. Publik Relation atau hubungan masyarakat yang menkaji hubungan antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi. Unsur-Unsur administrasi menutur S.P Siagian (1978) adalah: manusia (2 orang atau lebih), tujuan yang akan dicapai, Kerjasama, Kegiatan yang akan dilakukan dan peralatan atau perlengkapan.
C. Kriteria Administrasi
1. Efisiensi, merupakan perbandingan terbaik antara input dengan out put
2. Efektifitas, merupakan pencapaian hasil sepenuhnya seperti yang diinginkan atau upaya pencapaian hasil semaksimal mungkin
3. Rasionalitas berarti dapat dipertanggung jawabkan berdasarkan logika dan akan fikiran serta tidang bertentangan dengan nilai etis.
D. Pembagian Ilmu Administrasi Pada umumnya Ilmu Administrasi dapat dibagi menjadi 2 bahagian yaitu: 1. Administrasi Negara Istilah administrasi negara berasal dari bahasa Inggris, “Public Administration” yang memuat pengertian
 (1) Peroses Kerjasama Kelompok dalam Negara,
 (2) Meliputi tiga cabang pemerintahan; eksekutif “(Presiden), legislatif (MPR dan DPR) dan yudikatif (Mahkamah Agung),
 (3) Berwenang membuat kebijakan publik,
 (4) Berbeda dengan Administrasi Privat, dan
 (5) Memberikan pelayanan kepada Masyarakat.
2. Administrasi Privat Private Administration, kebanyakan beregerak dibidang niaga, maka disebut administrasi niaga atau Business Administration. Administrasi Privat yang tidak bersifat niaga seperti Yayasan dan Lembaga Swadaya Masyarakat dan berbagai jenis organisasi yang tidak berorientasi pada profit.
3. Administrasi Pembangunan Administrasi Negara yang dapat berjalan baik dinegara-negara barat belum tentu dapat diterapkan dinegaera-negara lain termasuk di negara-negara berkembang karena adanya beberapa faktor yang berbeda seperti faktor ekologi, sosial budaya, ekonomi, politik dan sebagainya. Administrasi negara kemudian dikembangkan menjadi administrasi pembangunan yang dianggap relevan dan sesuai untuk diterapkan di negara-negara yang sedang berkembang untuk dapat mendukung proses pembangunan. Selain melaksanakan administrasi pembangunan, di negara berkembang juga melaksanakan pembangunan administrasi. Adminsitrasi Pembanguan atau Administration Reform disebut dengan Pendayagunaan Aparatur Negara yang meliputi kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan.
 BAB II 
HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN
Persamaan dan Perbedaan antara Adiministrasi dan Manajemen 1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara). 2. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut. Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen 1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen. 2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen. 3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. 4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen. 5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill). 6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal.
A. TEORI DAN PROSES PERENCANAAN Arti, Definisi, Unsur-unsur dan Tipe-tipe Perencanaan Perencanaan yang merupakan sifat utama dari fungsi manajemen, dimaksudkan bahwa sebelum fungsi-fungsi manajemen yang lain dilaksanakan, maka perencanaan harus dirumuskan terlebih dahulu, mendahului fungsi pengorganisasian, penyusunan tenaga kerja, pembinaan kerja dan pengawasan. Perencanaan berarti suatu usaha untuk melihat ke depan dengan melakukan perkiraan (forecasting) apa yang dilakukan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan untuk kegiatan-kegiatan yang akan datang. Beberapa definisi, ada yang mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses, suatu fungsi atau suatu keputusan. Sedangkan unsur-unsur perencanaan adalah suatu sistimatika berpikir dalam perencanaan mulai awal sampai akhir. Tipe-tipe perencanaan yang bersifat umum, antara lain menentukan tujuan/sasaran, strategi, kebijaksanaan, anggaran dan sebagainya. Tipe-tipe perencanaan administrasi/manajemen, meliputi: 1. Sasaran terdiri atas: a) Tujuan, b) Anggaran dan batas waktunya, c) Pelaksanaan, dan d) Standar pengeluaran. 2. Rencana tunggal terdiri atas: a) Program umum, b) Proyek, c) Penugasan kepada pegawai 3. Rencana induk, terdiri atas: a) kebijaksanaan, b) Struktur organisasi, dan c) Standar prosedur. Hierarki dari perencanaan. 1. Manajemen Tingkat Atas: menentukan sasaran, kebijaksanaan, dan rencana jangka panjang. 2. Manajemen Tingkat Menengah: melengkapi sasaran, penjabaran kebijaksanaan, program dan target. 3. Manajemen Tingkat Bawah: menentukan sasaran jangka pendek, melengkapi kebijaksanaan, proyek dan jadwal. Proses Perencanaan dan Rintangannya 1. Langkah-langkah dari perencanaan menurut A.M. Williams yang terdiri atas 5 (lima) langkah, yaitu: menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, menentukan alternatif, mengatur sumber-sumber yang diperlukan, menentukan organisasi, metode dan prosedur dan terakhir adalah menetapkan rencana. 2. H. Koontz & O’Donnell, menentukan langkah-langkah tersebut adalah 7 (tujuh) langkah, yaitu: menentukan tujuan, menyusun premis, menentukan tindakan alternatif, menilai tindakan alternatif, melihat langkah-langkah tindakan, merumuskan rencana dan memperhitungkan rencana melalui anggaran. 3. Teknik-teknik perencanaan yaitu suatu metode perencanaan yang berkaitan dengan prosedur, bagaimana perencana melakukan tugasnya yang meliputi: menentukan masalahnya, berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan, analisis sumber informasi, pilihlah tindakan alternatif, pertimbangkan alternatif itu dan ambilah keputusan. 4. Rintangan/halangan perencanaan yang efektif, meliputi: jangka waktu, kemampuan mental, rintangan/halangan administratif, halangan kejiwaan dan pertimbangan unsur kejiwaan. 5. Terakhir ialah karakteristik dari perencanaan yang efektif. Peramalan dan Teknik-teknik Peramalan 1. Peramalan merupakan unsur penting dalam menyusun rencana. 2. Berbagai data dalam peramalan, meliputi: modal, hasil, biaya produksi, penjualan, nilai penjualan dan faktor-faktor lain. 3. Peramalan juga sebagai usaha untuk membantu mempersatukan dan mengkoordinasikan rencana organisasi. 4. Peramalan hanya dapat berhasil apabila ditunjang dengan data/informasi yang memadai. 5. Premis-premis ekonomi dalam peralaman ekonomi, meliputi: pekerjaan, produktivitas, pendapatan nasional dan produk nasional bruto. 6. Perkiraan prosedur dalam membuat peramalan, terdiri atas: 2 (dua) macam, yaitu: Dari atas ke bawah (downword) dan dari bawah ke atas (up-word). 7. Salah satu pendekatan dalam peramalan ekonomi, ialah Tabel Input dengan Output. 8. Berbagai data dan informasi dalam peramalan ekonomi, ialah: penerbitan data-data perusahaan, neraca perbankan, penerbitan dari asosiasi profesi lainnya. 9. Teknik-teknik peramalan terdiri atas: 1. strategi kejadian; 2. strategi pertumbuhan; 3. strategi ekonomi. 10. Data berasal dari datum, adalah tunggal (singular) artinya: fakta yang sebenarnya. Data ialah jamak (plural).
B. TEORI DAN PROSES PENGORGANISASIAN SERTA PENYUSUNAN TENAGA KERJA (PERSONIL) Proses Pengorganisasian 1. Arti pengorganisasian, struktur organisasi, peran struktur organisasi dan organisasi sebagai usaha kerja sama. 2. Landasan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan, yaitu: prinsip kesatuan tujuan dan prinsip efesiensi. 3. Beda departemen dan departementasi, departemen ialah satu kesatuan kerja (unit) sedangkan departementasi ialah pengelompokkan kegiatan dan karyawan ke dalam satu kesatuan kerja. 4. Macam-macam departementasi, departementasi atas dasar proses, fungsi, produk, langganan, dan teritorial. Bentuk dan Tipe Organisasi 1. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur Pimpinan dan unsur Pelaksana. 2. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis). 3. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi, ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan. 4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang. 5. Di samping itu terdapat Tipe Organisasi, yang terdiri dari 3 macam tipe yaitu: Piramid Mendatar (Flat), Piramid Kerucut (Tall) dan Tipe Piramid Terbalik. Proses Penyusunan Tenaga Kerja/Personil 1. Arti penyusunan tenaga kerja atau personil, dan apakah yang menjadi syarat utama dalam penyusunan tenaga tersebut. 2. Proses atau siklus (circles) penyusunan tenaga kerja atau personil, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengerahan sumber tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, pengenalan dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian pelaksanaan pekerjaan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemutusan hubungan kerja. 3. Maksud dan tujuan perencanaan sumber daya manusia. 4. Maksud dan tujuan pengerahan sumber tenaga kerja. 5. Maksud dan tujuan pemilihan tenaga kerja. 6. Maksud dan tujuan pengenalan dan orientasi calon pegawai. 7. Maksud dan tujuan Pelatihan dan Pengembangan tenaga kerja/personil. 8. Maksud dan tujuan Penilaian pelaksanaan kerja. 9. Maksud dan tujuan kenaikan pangkat. 10. Maksud dan tujuan pemindahan dan pemutusan hubungan kerja. TEORI, KONSEP DAN FUNGSI KEPEMIMPINAN SERTA MOTIVASI Arti, Konsep dan Teori Kepemimpinan 1. Arti kepemimpinan, dimana kepemimpinan adalah inti dari manajemen. kepemimpinan adalah orang yang menggambarkan kehendak yang sesungguhnya dari pada kelompok. 2. Koontz & O’Donnell, menggambarkan teori-teori kepemimpinan, yang terdiri atas “Leaders are born” pemimpin karena keturunan, “Leaders are not born, but made”, (Teori Kejiwaan), Pemimpin timbul karena lingkungannya (Situation Theory). 3. Di samping memberikan definisi tentang kepemimpinan, juga diutarakan tentang teori-tori kepemimpinan, menurut Ruslan Abdulgani, Max Weber, John D. Millet, dan Ordway Tead. Syarat-syarat, Macam-macam Kepemimpinan, Fungsi dan Tipe Kepemimpinan 1. Syarat-syarat, sifat-sifat, asas-asas dan prinsip-prinsip kepemimpinan yang berlaku dilingkungan militer. 2. Berbagai macam kepemimpinan, terutama dibedakan antara: Kepemimpinan Administratif dan Kepemimpinan Manajemen, Kepemimpinan Birokrasi, Kepemimpinan Organisasi dengan Kepemimpinan Pribadi, dan Kepemimpinan Formal dan Informal. 3. Selanjutnya dijelaskan tentang: fungsi-fungsi kepemimpinan, yang terdiri atas 7 (tujuh) fungsi. 4. Kemudian diterangkan lebih lanjut tentang tipe-tipe kepemimpinan, menurut Alvin Brown dan S.P. Siagian. Teori dan Konsep Motivasi dalam Manajemen 1. Arti motivasi dan motivasi sebagai reaksi berantai, yaitu antara “Kebutuhan” (Need), “Keinginan” (Want), dan “Kepuasan” (Satisfaction). 2. Teori dan konsep motivasi menurut Douglas Mc. Gregor, yang disebut dengan Teori X dan Teori Y. 3. Teori dan konsep motivasi menurut Abraham Maslow, yang disebut dengan teori “Hirarkhi Kebutuhan”. 4. Teori dan konsep motivasi menurut Herzberg, yang disebut dengan Teori Dua Faktor. 5. Teori dan konsep motivasi bagi pemimpin yang dikemukakan oleh Arch Patton. TEORI DAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN Arti, Ciri-ciri, Tipe dan Jenis-jenis Keputusan 1. Analisis masalah dalam pengambilan keputusan. 2. Rasionalitas dalam pengambilan keputusan. 3. Definisi keputusan dan bentuk-bentuk dari keputusan. 4. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. 5. Ciri-ciri dari keputusan, yaitu: Proses keputusan, konsep ikatan, penilaian dan perilaku dengan maksud/tujuan tertentu. 6. Tipe-tipe keputusan, yaitu: keputusan kelompok, keputusan pribadi, dan keputusan dasar. 7. Jenis-jenis keputusan, yaitu: keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak terprogram, dan keputusan atas dasar kepastian (certainty), risiko (risk) dan tidak berketentuan (uncertainty). Proses dan Teknik Pengambilan Keputusan 1. Berbagai urutan dalam proses pengambilan keputusan. 2. Jenis keputusan yang perlu dipecahkan melalui proses pengambilan keputusan yaitu keputusan yang tidak terprogram. 3. Syarat utama dalam pengambilan keputusan yaitu suatu masalah. 4. Pedoman dalam proses pengambilan keputusan ialah tujuan dan sasaran organisasi. 5. Alternatif yang dievaluasi ialah hasilnya berdasarkan atas 3 (tiga) kondisi, yaitu: Kepastian (certainty), risiko (risk) dan uncertainty (tidak berketentuan). 6. Terdapat beberapa perilaku individual dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: Nilai, Kepribadian, Kecenderungan mengambil risiko, dan kemungkinan ketidakcocokan. 7. Pengambilan keputusan kelompok, dan perbedaan keputusan individual dan kelompok. 8. Teknik-teknik dalam pengambilan keputusan, yaitu: sumbang saran (brainstorming), Delphi dan Teknik Kelompok Nominal (The Nominal Group Techniques). ________________________________________ DAFTAR BUKU Arikunto, Suharsini, 1988,. Organisasi dan Administrasi, Pendidikan Tekhnologi Kejuruan,. Jakarta: Rajawali Press Dimock, E. Marshall, Gladis Odgen, Douglas, 1986, Administrasi Negara, Jakarta Erlangga Dimock, 1986, Administrasi Negara, (Terjemahan HusninThamrin), Jakarta, Aksara Baru Handayaningrat, Soewarno, 1989, Administrasi Pemerintahan dalam Pembangunan Nasional,Jakarta, Haji Masagung. Kencana Safiie, Innu. 2000. Al-Quir’an dan Ilmu Administrasi,. Jakarta: Rineka Cipta Siagian, P. Sondang 2000. Administrasi Pembangunan, Konsep Dimensi dan Strateginya. Jakarta: Bumi Aksara Siagian, P. Sondang 2000. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi,. Jakarta: Rineka Cipta Simon, A. Herbert, 1984. Administrative Behaviour,. Jakarta: Bina Aksara Sutopo, 2001. Administrasi, Managemen dan Organisasi,. Jakarta: LAN Thoha, Miftah 1983. Aspek-Aspek Pokok Ilmu Administrasi, Suatu Bunga Rampai Bacaan,. Jakarta: Ghalia Indonesia ———————— 1987 . Sistem Administrasi Negara,. Jakarta: LAN Tjokroamidjojo, Bintoro, A.R. Mustopadijaya, 1988. Kebijaksanaan dan Administrasi Pembangunan,. Jakarta: LP3S Tjokroamidjojo, Bintoro, 1976. Pengantar Administrasi Pembangunan,. Jakarta: LP3S Wayong, J. Achmad Ichsan, 1983. Fungsi Administrasi Negara,. Jakarta: LP3S

1 komentar:

  1. materinya sangat membantu, follow blog saya juaga ya.

    BalasHapus